Managed service für Mobilfunk, Festnetz, Cloud-Telefonie und Hardware

Mit unserem Portal tekola.cloud können Sie neben den Mobilfunk-, Festnetz- und Cloud-Telefonie-Verträgen auch Ihre gesamte Hardware einfach verwalten. Nie wieder verlieren Sie den Überblick bei vollkommener Kostenkontrolle durch automatisierten Rechnungsimport direkt von Ihren Providers.

Zusammenfassung der Tools in unserem Portal:

Vertragsverwaltung

  • einfache und automatisierte Vertragsverwaltung von
    • Mobilfunk
    • Festnetz- und
    • Internetverträgen
  • Verwaltung Ihrer gesamter Hardware

Kostenkontrolle

  • Kontrolle der gesamten und einzelnen Kosten
  • Durchschnittskosten
  • Vertragsanzahl
  • Kosten nach Kostenstellen, Abteilungen und Standorten möglich
  • Kosten nach Kostenart (Grundgebühr, Optionen, Verbindungskosten)

Auswertungen

  • private oder globale Einrichtung individueller Reports
  • automatischer Versand von Reports als pdf und xls
  • Auswertung zu genutzten Datenvolumen im Mobilfunk
  • Auswertungen können als pdf und oder xls manuell an einen oder mehrere Nutzer per Email verschickt werden
  • Auswertungen können als pdf und oder xls an bestimmten Tagen automatisch an einen oder mehrere Nutzer verschickt werden

Dokumente

Legen Sie ihre Vertragsunterlagen, Auftragsbestätigungen und interne Dokumenten an folgenden Stellen im Portal ab:

  • Verträge
  • Standorte
  • Hardware
  • zentrale Übersicht über die abgelegte Dokumente für den Administrator

Alerts

Ausgewählte Nutzer können in einem selbst definierten Zyklus über folgende Vorfälle benachrichtigt werden:

  • neue Verträge
  • Kostensteigerung über X,XX Euro
  • kosten der Kostenstelle um X,XX % gestiegen
  • Hinweis auf z. B. Kündigungsdaten

Managed service FAQ

Ihr erhaltet von Tekola Deutschland GmbH den OnBoarding-Link und könnt euch über diesen dann als Kunde registrieren.

Zuerst füllt ihr die Felder mit allgemeinen Informationen zur Firma aus.

Nun füllt ihr die Felder zum Admin-Benutzer aus. Mit Hinterlegung der E-Mail-Adresse und dem Vergeben eines Passworts dient dieser Login zur Anmeldung.

Für den Abschluss müsst ihr den Datenschutz, die Nutzungsbedingungen und den Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (hier abgekürzt mit ADV) akzeptieren. Nun klickt ihr auf “Account erstellen”.

Nun bekommt ihr eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Nach Bestätigung des Links könnt ihr euch einloggen.

Unter Meine Firma klickt ihr auf den Reiter Mitarbeiter. Nun wählt ihr den gewünschten Mitarbeiter aus und geht dort auf Bearbeiten. 

Unter “2-Faktor-Authentifizierung erzwingen” könnt ihr nun die 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren, indem ihr Ja auswählt, oder deaktivieren indem ihr Nein auswählt.

Ist die 2-Faktor-Authentifizierung aktiviert, bekommt der jeweilige Mitarbeiter nach dem Login eine E-Mail mit einem einmaligen Code, der zusätzlich nach dem Login eingegeben werden muss, damit er sich einloggen kann.

Der Login wird gesperrt, wenn dreimal ein falsches Passwort eingegeben wurde.

Unter Meine Firma geht ihr bei dem entsprechenden Mitarbeiter auf Mitarbeiter bearbeiten.

Dort könnt ihr nun den Login wieder freigeben, indem ihr unter Login sperren „Nein“ auswählt und speichert.

Beim Anlegen des Nutzers wird kein Passwort im Backend oder über den Nutzer Onboardinglink benötigt.

Ihr geht auf Meine Firma und klickt auf Mitarbeiter. Hier könnt ihr nun einen neuen Nutzer erstellen. Nach dem Ausfüllen der Pflichtfelder erhält der Nutzer im Anschluss eine E-Mail zum Festlegen eines persönlichen Passworts. Nachdem der neu angelegte Nutzer das Passwort vergeben hat, kann dieser sich einloggen.

Es können folgende Rollen zugewiesen werden:

Kundenadmin, Passivnutzer, Partner, Partneradmin und Nutzer

Als Kundenadmin kann man:

  • Kundendaten bearbeiten
  • Kostenstellen anlegen/sehen/ändern/löschen
  • Abteilungen anlegen/sehen/ändern/löschen
  • Importe (von Verträgen, Mitarbeitern, Hardware und Standorten) anlegen/sehen/ändern/löschen

 

Als Partner kann man:

  • Basisdaten für Hardware anlegen/sehen/ändern/löschen
  • Kundendaten anlegen/sehen/ändern/löschen
  • Kostenstellen anlegen/sehen/ändern/löschen
  • Abteilungen anlegen/sehen/ändern/löschen
  • Importe (von Verträgen, Mitarbeitern, Hardware und Standorten) anlegen/sehen/ändern/löschen

 

Als Partneradmin kann man:

  • Partner anlegen/sehen/ändern/löschen
  • Basisdaten für Hardware anlegen/sehen/ändern/löschen
  • Kundendaten anlegen/sehen/ändern/löschen
  • Kostenstellen anlegen/sehen/ändern/löschen
  • Abteilungen anlegen/sehen/ändern/löschen
  • Importe (von Verträgen, Mitarbeitern, Hardware und Standorten) anlegen/sehen/ändern/löschen

 

Als Nutzer kann man:

  • seinen eigenen Vertrag sehen, man hat keine der oben aufgeführten Berechtigungen.

 

Als Passivnutzer hat man:

keinen Login, man hat keine der oben aufgeführten Berechtigungen. Diese Rolle besteht nur, damit man den Verträgen Nutzer zuweisen kann.

Unter Kunden wählt ihr den entsprechenden Kunden aus, klickt auf den Reiter Standorte und geht auf den Button zum Hinzufügen. Füllt nun die Felder aus und klickt unten rechts auf Erstellen.

Unter Hardware klickt ihr unten links auf neue Hardware anlegen. Füllt nun die benötigten Felder aus und klickt unten rechts auf Hardware speichern.

Unter Hardware wählt ihr die Hardware aus, mit der ihr eine SIM-Karte verknüpfen wollt. Wählt nun den dazugehörigen Vertrag aus und könnt die dazugehörige SIM-Karte hinzufügen. Bestätigt dies unten rechts mit Hardware speichern.

In dem jeweiligen Reiter “Kostenstelle”, “Abteilungen”, “Standorte” und “Mitarbeiter” können Kostenstellen, Abteilungen, Standorte und Nutzer deaktiviert werden.

Um eine Kostenstelle, eine Abteilung, einen Standort oder einen Nutzer zu deaktivieren, wähle zuerst den jeweiligen Reiter unter “Meine Firma” mit einem Klick aus.

 

Zum Deaktivieren klicke dieses Symbol:

Es erscheint folgende Meldung:

Nach Bestätigung der oben stehenden Meldung auf den Button „ok“, sieht nun die deaktivierte Kostenstelle wie folgt aus:

Standorte, Kostenstellen, Abteilungen und Nutzer können nicht gelöscht werden, da sie zu einem oder mehreren Verträgen zugeordnet gewesen sein können und sich dann Reportings aus den vorangegangenen Monaten ändern würden.

In dem jeweiligen Reiter „Kostenstelle“, „Abteilungen“, „Standorte“, „Mitarbeiter“ können Kostenstellen, Abteilungen, Standorte und Nutzer deaktiviert werden.

Beim Rechnungsimport müsst ihr die Kundennummer in das Feld Kundenkonto eintragen und das Kundenkonto in das Feld Kundennummer.

Unter Verträge klickt ihr unten rechts auf den Button um einen neuen Vertrag anzulegen, füllt die Pflichtfelder aus und bestätigt zum Schluss mit Vertrag speichern.

Unter Verträge klickt ihr auf den Button für den Upload, ladet euch die Import Vorlage herunter und öffnet diese in Excel.

Nun füllt ihr die entsprechenden Felder in der Tabelle aus, speichert die Excel Datei und klickt in der Software auf den Button für den Upload. Wählt nun die gespeicherte Datei aus und klickt auf hochladen.

Beim Erstellen eines Vertrags mit der Importtabelle sind folgende Felder Pflichtfelder und müssen ausgefüllt sein:

Sobald man bei Telekom Mobilfunk auf Rechnungsimport umgestellt hat, verändert sich die Rechnung, die man von der Telekom erhält. Die ausführliche Rechnung, mit der Aufstellung der einzelnen Rufnummern und den jeweiligen Kosten erhaltet ihr dann nicht mehr von der Telekom. Anstelle dessen könnt ihr euch im System, unter Kunden, die Kundenübersicht als PDF herunterladen.  

Folgende Dokumente erhält man von der Telekom:

Es gibt einmal die verkürzte Papierrechnung, die auch rechtlich die richtige Rechnung für die Buchhaltung darstellt:

Wichtig: Bei der Aktivierung des Rechnungsimports für Telekom Mobilfunk müssen Kundennummer und Kundenkonto befüllt sein und das Feld bei „Elmo/verkürzte Papierrechnung“ muss ausgewählt werden.

Dann gibt es zusätzlich den Telekom Mobilfunkreport. Dieser liefert einen Überblick über die Anzahl der gebuchten Tarife und die dazu angefallenen Grundgebühren:

Zudem gibt es noch die ELMO-Übersicht, die alle Rechnungen eines Kunden mit den verschiedenen Kundennummern und den angefallenen Rechnungsbeträgen beinhaltet:

Ihr könnt die verkürzte Telekom Papierrechnung per

E-Mail: elmo@telekom.de

und

Telefon: 0800 33 44666 nachfordern.

Die verkürzte Rechnung kommt in der Regel innerhalb von 2 Tagen per Post bei euch an.

Drittanbieterkosten sind die Kosten für die die Telekom das Inkasso übernimmt, deshalb werden sie Brutto ausgewiesen. Ein Ausweis der Mehrwertsteuer ist nicht möglich.

Drittanbieterkosten stellen in der Kostenauswertung eine besondere Herausforderung dar. Im Gegensatz zu allen anderen, von den Netzbetreibern gelieferten, Kosten sind diese brutto und die Mehrwertsteuer wird nicht ausgewiesen.

Daher ist ein einfaches Aufsummieren mit den restlichen Kosten einer gelieferten Rechnung genau gesagt falsch.

Im ersten Block werden nun alle „normalen“ Kosten wie netto dargestellt. Darunter ist ein zweiter Block, der die Drittanbieterkosten je Kostenstelle brutto enthält.

Um einen Vertrag zu löschen, wählt ihr unter Verträge den oder die entsprechenden Vertrag/Verträge aus, indem ihr einen Haken in die Checkbox setzt. Nun klickt ihr auf die Mülltonne und es öffnet sich ein Fenster, in dem man das Löschen bestätigen muss.

Ihr könnt in Verträgen nach Mobilfunknummer, Kundennummer, SIM-Karten Nummer, Tarif und Nutzer suchen.

Unter Tickets klickt ihr auf den Button zum Erstellen eines neuen Tickets. Füllt nun die Felder entsprechend eures Anliegens aus und bestätigt unten rechts mit Ticket speichern.

Es ist wichtig, dass im Feld “Kundenansprechpartner” Service Tekola.cloud ausgewählt wird.

Um Tickets ein Dokument hinzuzufügen, geht auf Tickets, wählt das gewünschte Ticket aus, oder erstellt ein neues. Klickt dort unter Dokumente auf den Button zum hinzufügen. Wählt die benötigte Datei aus, klickt auf Dokumente hochladen und bestätigt dies mit Ticket speichern.

Im Falle eines Telekom Rechnungsimports wird der Rahmenvertrag durch den Import automatisch aktualisiert.

In allen anderen Fällen müsst ihr das Feld Rahmenvertrag manuell anpassen und den Vertrag speichern.

Wenn für die Rufnummer ein Rechnungsimport besteht, wird ein neuer Vertrag durch den Rechnungsimport angelegt. Nachdem die letzte Rechnung von der alten Rufnummer eingegangen ist, wird dieser Vertrag auf den Status inaktiv gesetzt.

Wenn es keinen Rechnungsimport gibt, legt ihr die neue Rufnummer als separaten Vertrag an und setzt den alten Vertrag mit der alten Rufnummer auf den Status inaktiv.

Beim Vertragspartnerwechsel ist keine Änderung notwendig, solange Kundennummer, Kundenkonto und Kunde gleich bleiben. Sollte sich das Kundenkonto ändern, müsst ihr das Kundenkonto manuell anpassen.

Wenn es für den betreffenden Vertrag einen Rechnungsimport gibt, wird das Kundenkonto, falls es sich geändert hat, mit der Verarbeitung der nächsten Rechnung automatisch aktualisiert.

Wenn es einen Rechnungsimport gibt, wird der Vertrag mit der gleichen Rufnummer und mit dem neuen Anbieter automatisch angelegt.

Nachdem die letzte Rechnung für die Rufnummer von dem vorherigen Anbieter angekommen ist, müsst ihr diesen Vertrag manuell auf inaktiv setzen.

Wenn es keinen Rechnungsimport gibt, legt ihr den Vertrag mit der gleichen Rufnummer und dem neuen Anbieter manuell an und setzt den Vertrag von dem bisherigen Anbieter auf inaktiv.

Um eine neue Abteilung anzulegen, klickt ihr unter Abteilungen auf neue Abteilung anlegen und füllt die Felder entsprechend aus. Bestätigt dies mit der Abteilung zu speichern.

Mit angelegten Abteilungen könnt ihr nun den Report Verteilung der Kosten nach Abteilungen durchführen und auch im Filter einzelne Abteilungen auswählen.

Mit Buchen des Moduls Reporting+ können die Kosten bis ins kleinste Detail ausgewertet werden.

Die Reports sind ebenfalls als Excel-Datei und PDF zum Download verfügbar.

Es können individuelle Reports erstellt und gespeichert werden, wie ihr das macht könnt ihr hier anschauen.

Folgende Reports stehen zur Verfügung und sind mit Filtern anpassbar:

Gesamtentwicklung

Vertragsanzahl

Durchschnittliche Kosten pro Vertrag

TOP10 Verträge mit den höchsten Kosten

Verteilung der Kosten nach Standorten

Verteilung der Kosten nach Abteilungen

Verteilung der Kosten nach Kostenstellen

Verteilung der Kosten nach Kostenarten

Datenvolumen Gegenüberstellung

Um den richtigen Report generieren zu können stehen folgende Filter zur Verfügung:

Gesamtentwicklung

Es werden für den gewählten Zeitraum die Gesamtkosten und die Durchschnittskosten aufgeführt.

Vertragsanzahl

Hier wird die Anzahl der Verträge für den ausgewählten Zeitraum aufgeführt.

Durchschnittliche Kosten pro Vertrag

Es werden für den gewählten Zeitraum die durchschnittlichen Kosten pro Vertrag aufgeführt.

TOP10 Verträge mit den höchsten Kosten

Mit diesem Report werden die 10 Verträge mit den höchsten Kosten, für den ausgewählten Zeitraum, aufgeführt.

Verteilung der Kosten nach Standorten

Hier könnt ihr die Kostenverteilung nach Standorten einsehen.

Verteilung der Kosten nach Abteilungen

Mit diesem Report könnt ihr die Kostenverteilung nach Abteilungen auswerten.

Verteilung der Kosten nach Kostenstellen

Hier könnt ihr die Kostenverteilung nach Kostenstellen ermitteln.

Verteilung der Kosten nach Kostenarten

Mit diesem Report könnt ihr euch die Kostenverteilung der Kostenarten aufführen lassen.

Datenvolumen Gegenüberstellung

Die verbrauchten Datenvolumen werden auf Vertragsebene aufgeschlüsselt und am Ende des Reports in einer Tabelle dargestellt. Dies hat den Vorteil, dass man sehen kann, wieviel Datenvolumen der Einzelne, verbraucht.

Unter Reporting geht ihr auf Reporte und wählt einen Basis-Report aus.

Vergebt dem individuellen Report nun einen Namen und wählt die gewünschten Filter aus.

Wählt dann aus, ob ihr den individuellen Report nur für euch oder für die ganze Firma speichern wollt.

Bei Bedarf lässt sich der individuelle Report bearbeiten.

Die Voraussetzung, dass man einen Report als Datei herunterladen kann, ist das Buchen des Moduls Reporting+.

Wenn der gewünschte Report erstellt wurde, könnt ihr unten links auf der Seite, mit Anklicken des entsprechenden Buttons, auswählen, ob man diesen als PDF- oder Excel Datei herunterladen möchte.

Unter Reporting klickt ihr auf Planer und wählt den gewünschten Report aus.

Nun wählt ihr die Regelmäßigkeit und den gewünschten Tag aus, wie der Report automatisiert versendet werden soll.

Mit der Checkbox wählt ihr das Dateiformat des Reports aus (PDF- und Excel Datei).

Zuletzt muss noch der Empfänger ausgewählt und das ganze mit Speichern bestätigt werden.

Wie wirkt sich das auf Reports aus?

Solange eine Kostenstelle zugeordnet ist, wird es im Report aufgeführt.

Verändert man eine Kostenstelle im Vertrag, tauch diese Veränderung im Folgemonat im Port auf.

Verändere ich zum Beispiel Vertrag 1, wo ich die Kostenstelle „Marketing“ bis Februar 2024 zugeordnet habe, taucht dieser Vertrag 1 für Kostenstelle „Marketing“ bis Januar 2024 unter Kostenstelle „Marketing“ auf.

Wenn ich die Kostenstelle „Marketing“ im Februar auf Kostenstelle „Service“ ändere, wird der Vertrag ab Februar 2024 bei Kostenstelle „Service“ im Report zugeordnet.

Verträge, die keiner Kostenstelle zugewiesen sind, tauchen in dem Report nicht auf.

Überprüft dazu, mit Hilfe der Filterfunktion unter Verträge, ob Verträge ohne Kostenstelle vorhanden sind.

Es stehen folgende Alerts zur Verfügung:

Mit Alerts hat man Rechnungen besser im Überblick und kann sich bei automatisiert benachrichtigen lassen.

Folgende Alerts stehen zur Verfügung:

Neuer Vertrag durch Rechnungsimport

Mit diesem Alert kann man sich benachrichtigen lassen, wenn durch den Rechnungsimport ein neuer Vertrag vorhanden ist.

Neue Rechnung durch Rechnungsimport

Mit diesem Alert kann man sich benachrichtigen lassen, wenn durch den Rechnungsimport eine neue Rechnung vorhanden ist.

Kosten sind um x Euro gestiegen

Mit diesem Alert kann man sich benachrichtigen lassen, wenn an einem, oder mehreren ausgewählten Verträgen die Kosten um eine bestimmte Summe angestiegen sind.

Kosten haben sich um x% verändert

Mit diesem Alert kann man sich benachrichtigen lassen, wenn sich an einem, oder mehreren ausgewählten Verträgen die Kosten um einen bestimmten Prozentsatz verändert haben.

Kostenart ist um x Euro gestiegen

Mit diesem Alert kann man sich benachrichtigen lassen, wenn an einem, oder mehreren ausgewählten Verträgen die Kostenart um eine bestimmte Summe angestiegen ist.

Kostenart hat sich um x% verändert

Mit diesem Alert kann man sich benachrichtigen lassen, wenn sich an einem, oder mehreren ausgewählten Verträgen die Kostenart um einen bestimmten Prozentsatz verändert hat.

Verträge, die im Folgemonat verlängerbar sind

Mit diesem Alert kann man sich benachrichtigen lassen, wenn Verträge im Folgemonat verlängerbar sind. Hier kann man die Regelmäßigkeit und den Tag des Reports auswählen.

Verträge, die im Folgemonat letztmalig kündbar sind

Mit diesem Alert kann man sich benachrichtigen lassen, wenn Verträge im Folgemonat kündbar sind. Hier kann man die Regelmäßigkeit und den Tag des Reports auswählen.

VVL Datum eines bestimmten Vertrags ist erreicht

Mit diesem Alert kann man sich benachrichtigen lassen, wenn das Vertragsverlängerungsdatum (VVL) eines bestimmten Vertrags erreicht ist. Hier kann man auswählen, wie viele Tage vorher man sich benachrichtigen lassen möchte.

Verträge, die in x Tagen kündbar sind

Mit diesem Alert kann man sich benachrichtigen lassen, wenn die Verträge kündbar sind. Hier kann man auswählen, wie viele Tage vorher man sich benachrichtigen lassen möchte.

Unter Alerts klickt ihr auf den grünen Button mit dem +. Nun könnt ihr den gewünschten Alert auswählen, die Pflichtfelder ausfüllen und eure Auswahl mit Speichern bestätigen.

Unter Alerts wählt ihr einen gewünschten Alert aus, der die Kosten berücksichtigt.

Zur Verfügung stehen:

  • Kosten sind um X Euro gestiegen
  • Kosten haben sich um X% verändert
  • Kostenart ist um X Euro gestiegen
  • Kostenart hat sich um X% verändert

Füllt nun die Felder nach euren Wünschen aus und bestätigt dies mit Speichern.

Unter Verträge sucht ihr den gewünschten Vertrag aus und könnt nun Alerts zur Vertragsverlängerung und dem Kündigungsdatum aktivieren oder deaktivieren.

Rot bedeutet der Alert ist aktiv. Grün bedeutet der Alert ist deaktiviert.

Dokumente könnt ihr an folgenden Stellen hinzufügen:

Verträge, Meine Firma, Kunden, Standorte, Abteilungen, Kostenstellen, Hardware und Tickets.

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Ihres Unternehmens optimieren!